جلسه يكي از ابزار مهم مديريت براي پيشبرد كارهاست. براي پيشبرد كارهاي مختلفي تشكيل جلسه می‌دهيم، ازجمله: اطلاع‌رسانی و دريافت اطلاعات، تبادل ديدگاه‌ها و مناظره، آماده‌سازی عملياتي كه بايد در آينده انجام شوند، حل مشكلات، تصميم‌گيری، تأیید يك موقعيت، ارزيابي پيشرفت پروژه، در پايان يك مرحله از پروژه و براي سازمان‌دهی مرحله بعدي، جهت حساس كردن، آموزش دادن و … هرکدام اهداف خاصي دارند و نحوه پيشبرد بحث در آن‌ها کاملاً متفاوت است.
قبل از اين‌که بخواهيم جلسه‌ای را تشكيل دهيم، بايد بتوانيم به اين سؤال پاسخ دهيم آيا هدف ما به روشي ديگر تأمين می‌شود؟ با استفاده از ساير ابزار ارتباط‌جمعی كه در اختيارمان قرار دارد؟ جلسه‌ها براي سازمان بسيار پرهزينه هستند. به عبارتي هزينه يك جلسه عبارت است از زمان حضور در جلسه، زمان آماده‌سازی بعلاوه زمان جابجايی. هزينه جلسه را می‌توان بر اساس حقوق هر يك از شرکت‌کنندگان، يا هزينه‌ای كه سازمان بابت هر فرد پرداخت می‌کنند (بيمه، مرخصي، عيدي، سنوات، بعلاوه هزينه‌های نامحسوس ازجمله هزينه مكان و اداري و … گاهي گفته می‌شود كه حداقل سه برابر حقوق هر فرد، آن فرد براي سازمان هزينه دارد) يا هزينه از دست رفتن ارزش كاري كه آن فرد می‌توانست براي سازمان ايجاد كند، می‌توان محاسبه كرد. بعلاوه هزينه جابجايی و احتمالاً اقامت را نيز محاسبه كرد. مشاهده می‌شود كه هر جلسه هزينه سنگيني را به سازمان تحميل می‌کند. ارزش هر جلسه بايد طوري باشد كه حداقل هزينه‌اش را پوشش دهد. اينجاست كه حساسيت زيادي وجود دارد كه تعداد جلسات هرچه كمتر باشد و جلسه‌ها با كارآئي بالا اداره شوند. ناگفته نماند كه جايگزيني جلسات با تله‌کنفرانس‌ها، حتي از راه دور، باعث عدم شکل‌گيری روابط انساني بين افراد می‌شود كه خود از جنبه‌ای ديگر می‌تواند به سازمان ضربه بزند. درنتيجه استفاده بهينه از جلسات مطرح می‌شود كه موضوع اصلي كتاب است. چه بكنيم كه جلسات ما حداكثر باروري را داشته باشند؟
بدون دیدگاه